Edificio -Facility management in prestigieuze gebouwen

Is facility management van toepassing op beschermd erfgoed? Het Brusselse agentschap Edificio begrijpt het belang van een doeltreffend facility management voor de uitzonderlijke gebouwen waarmee het verbonden is. Het is het enige evenementen- en cultuuragentschap dat gespecialiseerd is in de organisatie van evenementen van hoog niveau in beschermde gebouwen, waaronder de elegante balzaal Concert Noble uit 1873. Dit gebouw wordt nu gebruikt voor privé-evenementen en culturele bijeenkomsten (zoals congressen, bals, concerten, diverse tentoonstellingen en modeshows).

Edificio streeft naar het behoud van beschermde gebouwen om ze nieuw leven in te blazen en ze “open te stellen” voor het publiek, zodat men ervan kan blijven genieten. Het behoud van beschermde gebouwen vergt echter grote investeringen. De inkomsten van open dagen in particuliere kastelen en grote huizen dekken vaak nauwelijks de kosten van het herstel van de door bezoekers veroorzaakte schade.

“We moesten een economisch model ontwikkelen waarmee we deze gebouwen tot leven konden brengen en voldoende inkomsten konden genereren om onze doelstellingen te verwezenlijken. Wij plannen en organiseren evenementen in de gebouwen die wij exploiteren en gebruiken de inkomsten om deze structuren in stand te houden. Deze buitengewone evenementen brengen zalen zoals de Concert Noble-balzaal tot leven”, legt Didier Goffart, CEO van Edificio, uit.

Het opstellen van strikte kaderovereenkomsten

Het behoud van beschermd erfgoed vereist niet alleen een aanzienlijke investering, maar is ook afhankelijk van specifieke diensten (van verschillende ambachtslui, cateraars, conciërges, schoonmakers, bewakers, onderhoudspersoneel, enz.)

“Onze partners beschikken over alle nodige expertise om met beschermd erfgoed om te gaan – ze moeten er alleen voor zorgen dat ze aan de relevante eisen voldoen”, legt Amaya Porto Gonzalez, Facility Manager bij Edificio, uit. De ongeveer 50 pagina’s tellende kaderovereenkomsten bevatten regels, beperkingen, procedures, protocollen en andere beperkingen.

In januari 2021 ondertekende VINCI Facilities Belgium met Edificio een uitgebreide facilitaire overeenkomst in verband met het leveren van routinematig en correctief onderhoud, toezicht en bewakingsdiensten in Concert Noble.

“Een beschermd gebouw kan niet worden gewijzigd zonder speciale toestemming van de plaatselijke stedenbouwkundige overheid. Wij moeten gedurende dit hele proces nauw contact houden met onze stakeholders. De samenwerking met de directie Cultureel Erfgoed brengt ons dichter bij oplossingen die technisch, duurzaam, efficiënt, esthetisch en economisch evenwichtig zijn.

Wij en onze facilitaire partner staan voor zeer specifieke planningsuitdagingen. Wij moeten alle evenementen van hoge kwaliteit die in Concert Noble plaatsvinden, kunnen accommoderen en het tijdschema nauwlettend in de gaten houden, zodat alles vlot verloopt. De dienstverleners moeten flexibel zijn en werken met het gebouw in kwestie,” voegt Amaya Porto Gonzalez eraan toe.

Zelfs het kleinste krasje voorkomen

Technische dienstverleners zijn contractueel verplicht preventief onderhoud uit te voeren. Het doel is de bezoeken ter plaatse zo veel mogelijk te beperken, om het risico van schade te voorkomen, waaronder kleine schaafplekken op houten vloeren, krassen op lambrisering en vlekken.

“We kiezen bedrijven waarvan we weten dat ze, naast de kwaliteit van hun diensten, de specificaties in verband met de kwetsbaarheid van dit type omgeving perfect hebben geïntegreerd. Vervolgens ondersteunen we hen en leiden hen op, want het gaat om partnerschappen op lange termijn – in het geval van VINCI Facilities gaat het om een periode van 10 jaar”, aldus Amaya Porto Gonzalez.